6 paprasti žingsniai pereinant prie kasos pajamų apskaitos skaitmenizacijos
Kodėl vykdomi kasų pokyčiai?
Kuo šie pokyčiai naudingi?
Jei parduodate prekes fizinėse parduotuvėse, tikriausiai žinote, kiek laiko ir pastangų reikalauja dienos Z ataskaitų kūrimas ir jų patikrinimas, taip pat popierinių žurnalų pildymas ir saugojimas 10 metų. Skaitmenizacija – tai modernus sprendimas, kuris padės Jums supaprastinti šiuos procesus ir sutaupyti brangaus laiko. Jis automatiškai siunčia visus reikalingus mokesčių duomenis Lietuvos Valstybinei mokesčių inspekcijai (VMI) per i.EKA posistemį. Svarbu paminėti, kad perduodama tik būtina mokesčių informacija, t. y. Jūsų klientų duomenys nėra siunčiami tretiesiems asmenims.
Dabar panagrinėkime žingsnius, kuriuos turite atlikti, kad sklandžiai pereitumėte prie kasų pajamų skaitmenizacijos.
1 žingsnis. Apibrėžkite savo verslo poreikius kasos aparatui
- Koks Jūsų verslas? Ar valdote jaukią parduotuvėlę, ar didesnį parduotuvių tinklą? Ar turite pakankamai vietos sunkiai įrangai, ar norėtumėte rinktis lengvesnį ir greitesnį sprendimą?
- Kokių funkcijų Jums reikia? Ar Jums svarbu sekti atsargas? Galbūt reikia nuolaidų sistemos? Ar norite priimti skaitmeninius mokėjimus?
- Koks Jūsų biudžetas? Įvertinkite, kiek esate pasiruošę investuoti.
- Lankstumas ir verslo augimas. Įvertinkite, ar galimas Jūsų įmonės augimas ir atsižvelkite į su augumi susijusius poreikius. Taip pat rekomenduojame atsižvelgti į tai, ar naujas kasos aparatas galėtų būtų lengvai pritaikomas Jūsų įmonės procesams be didelių pridėtinių išlaidų.
2 žingsnis. Susipažinkite su skirtingomis galimybėmis
Šiuo atveju galite rinktis iš dviejų tipų kasos aparatų: kasos aparato su saugos moduliu arba virtualios kasos (virtualiai fiskalizacijai). Kiekvienas variantas turi privalumų:
Kasos aparatas su saugos moduliu:
- Veikia ir be interneto ryšio. Duomenys siunčiami bent kartą per 24 valandas, o techninių trikdžių atveju – ne vėliau kaip kartą per 72 valandas.
- Šiuo metu galima rinktis iš 25 modelių.
- Kvitas išduodamas tik po to, kai prekybininkas prisijungia prie saugos modulio.
Virtuali kasa (virtuali fiskalizacija):
- Reikalauja pastovaus interneto ryšio, nes visi duomenys siunčiami automatiškai realiu laiku.
- Šiuo metu galima rinktis iš 7 modelių.
- Kvito duomenys siunčiami tiesiogiai į i.EKA posistemį operacijos metu.
3 žingsnis. Pasirinkite Jums tinkamiausią kasos aparatą ir tiekėją
Renkantis kasos aparatą svarbu atsižvelgti į individualius Jūsų verslo poreikius ir biudžetą. Jei ieškote lengvo, lankstaus ir mobiliems įrenginiams pritaikyto sprendimo, rekomenduojame apsvarstyti virtualią kasą. Jei pirmenybę teikiate tradiciniam variantui, kuris mažiau priklauso nuo interneto ryšio, Jums gali labiau tikti kasos aparatas su integruotu saugos moduliu.
Apsisprendę dėl Jums tinkamiausio tipo, atidžiai palyginkite skirtingų tiekėjų pasiūlymus, perskaitykite klientų atsiliepimus ir, jei pasirinkote virtualią kasą, būtinai išbandykite demonstracinę versiją.
Jei svarstote virtualios kasos variantą, rekomenduojame išbandyti Paysera POS. Užpildykite trumpą anketą, ir mes su jumis susisieksime aptarti Jūsų poreikių.
4 žingsnis. Suplanuokite diegimą
- Vieta. Jei pasirinksite kasos aparatą su saugos moduliu, turėsite jam rasti erdvesnę vietą. Jei pasirinksite virtualios kasos sprendimą, pavyzdžiui, Paysera POS, vietos Jums reikės tik kortelių terminalui ir nešiojamajam, planšetiniam kompiuteriui ar išmaniajam telefonui.
- Interneto ryšys. Nepriklausomai nuo pasirinktos sistemos, labai svarbu užtikrinti stabilų interneto ryšį. Rekomenduojame susisiekti su savo interneto tiekėju ir aptarti Jūsų poreikius, kad išvengtumėte nesklandumų ateityje.
5 žingsnis. Apmokykite savo darbuotojus
Pasirūpinkite, kad Jūsų darbuotojai būtų tinkamai pasiruošę dirbti su nauja sistema. Prieš diegdami naująją kasą, skirkite pakankamai laiko jų apmokymams. Tai padės išvengti nesklandumų ir užtikrins sklandų perėjimą.
Štai keletas efektyvių būdų, kaip organizuoti mokymus:
- Praktinis pristatymas. Jei gerai išmanote naująją sistemą arba pažįstate ką nors, kas ją puikiai išmano, surenkite darbuotojams praktinį pristatymą. Leiskite jiems patiems išbandyti sistemą ir užduoti rūpimus klausimus.
- Mokomieji vaizdo įrašai. Internete galite rasti daug mokomųjų vaizdo įrašų, tačiau informatyviausias ir patikimiausias instrukcijas greičiausiai gausite tiesiogiai iš tiekėjo. Pavyzdžiui, mes parengėme informatyvų blogo įrašą apie tai, kaip pradėti naudotis Paysera POS virtualia kasa ir visada mielai padėsime Jums asmeniškai.
6 žingsnis. Išbandykite sistemą
Prieš pradedant aptarnauti klientus naudojantis nauja įranga, labai svarbu kruopščiai išbandyti kasos sistemą ir įsitikinti jos sklandžiu veikimu. Tai padės išvengti klaidų ir užtikrins geriausią klientų aptarnavimo patirtį.
Sistemos testavimo gairės:
- Funkcionalumo patikra. Pabandykite nuskenuoti prekes, atlikti mokėjimus ir atspausdinti kvitus.
- Ataskaitų patikra. Įsitikinkite, kad sistema tiksliai generuoja pardavimų ir atsargų ataskaitas.
- Ryšio patikra. Patikrinkite, ar Jūsų sistema išlieka prisijungusi prie interneto, ypač jei ji veikia debesijos pagrindu.
